Komplette IT-Verantwortung als externe IT-Abteilung

Eine öffentliche Einrichtung mit rund 150 Beschäftigten, über Jahrzehnte gewachsen, aber ohne eigene IT-Abteilung. Die Technik lief, solange sie lief. Betreut wurde sie nebenbei: ein technikaffiner Kollege aus der Verwaltung kümmerte sich um die Rechner, ein regionaler Anbieter um die Server, ein weiterer um die Telefonie. Das Gesamtbild hatte niemand.

Als der Kollege seinen Ruhestand ankündigte, wurde aus einem stillen Risiko ein dringendes. Mit ihm wäre das einzige Wissen über diese gewachsene Landschaft aus dem Haus gegangen. Gesucht war deshalb zunächst kein großer Wurf, sondern jemand, der die Stellung hält, bis eine dauerhafte Lösung steht.

Erst verstehen, dann anfassen

Wir haben nichts umgebaut, bevor wir nicht wussten, was läuft. Die ersten Wochen waren reine Bestandsaufnahme: welche Systeme es gibt, wer woran hängt, wo die Zugänge liegen, was passiert, wenn ein Server morgens nicht hochfährt. Das meiste davon stand bis dahin in keinem Dokument, sondern in einem einzigen Kopf.

Daraus wurde eine Reihenfolge, nicht alles auf einmal. Zuerst das, was das Haus am härtesten getroffen hätte: die Datensicherung und der Schutz nach außen. Dann der laufende Support für die Beschäftigten. Danach die Themen, die wichtig waren, aber Zeit hatten.

Vom Provisorium zum Dauerbetrieb

Die eigentliche Überbrückung war nach wenigen Monaten erledigt. Geblieben ist eine andere Frage: Warum für etwas, das spürbar besser lief, wieder eine eigene Stelle aufbauen und neu einarbeiten?

Heute liegt der gesamte Betrieb bei uns. Server und Netzwerk, die Arbeitsplätze, der Helpdesk für alle Beschäftigten, die Datensicherung auf eigene Server in Deutschland mitsamt Bandarchiv im Tresor. Für das Haus ist econtrol kein externer Anbieter mehr, sondern die IT-Abteilung, die nur woanders sitzt.

Was sich geändert hat

Der Unterschied zeigt sich weniger an großen Projekten als im Alltag. Eine Störung landet nicht mehr bei einem überlasteten Kollegen, sondern bei Leuten, die sie lösen, in aller Regel noch in derselben halben Stunde. Bei Prüfungen und Ausschreibungen gibt es eine dokumentierte Landschaft statt Halbwissen. Und die Leitung entscheidet über Technik nicht mehr im Blindflug, sondern mit jemandem an der Seite, der das Haus kennt.

So beschreibt es die Leitung der Einrichtung im Rückblick:

„Wir hatten die Sorge, mit der IT auch die Kontrolle abzugeben. Tatsächlich hatten wir sie zum ersten Mal wirklich. Heute weiß ich, wen ich anrufe, und die Sache ist erledigt."

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt

Solche Geschichten beginnen fast immer gleich. Die IT ist über Jahre mitgewachsen, sie funktioniert, aber sie hängt an einzelnen Personen und niemand hat das Ganze im Blick. Solange nichts passiert, fällt das nicht weiter auf.

Wenn Ihnen das aus dem eigenen Haus vertraut vorkommt, ist der beste Zeitpunkt für ein erstes Gespräch der, an dem noch kein Notfall dazu zwingt.