Microsoft 365 eingeführt und gegen Datenverlust abgesichert

Ein Ingenieurbüro mit rund 40 Mitarbeitern, zunehmend an wechselnden Orten unterwegs: beim Kunden, auf der Baustelle, im Homeoffice. Die bisherige Lösung mit einem Mailserver im eigenen Haus und Dateien auf einem Laufwerk, an das man nur aus dem Büro herankam, passte nicht mehr zu dieser Arbeitsweise. Wer unterwegs war, arbeitete mit Kopien und schickte sich Dateien notgedrungen selbst per Mail.

Der Wunsch war klar: von überall auf denselben Stand, gemeinsam an Dokumenten arbeiten, ohne Versionschaos. Microsoft 365 war dafür der naheliegende Weg. Eine Annahme stand dabei unausgesprochen im Raum, und die war falsch.

Der blinde Fleck: Microsoft sichert Ihre Daten nicht

Viele setzen voraus, dass Daten in der Microsoft-Cloud automatisch gesichert seien. Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst läuft. Für die Inhalte sind Sie selbst verantwortlich. Eine versehentlich gelöschte Mail, ein überschriebenes Dokument, ein gekapertes Konto: Nach kurzen Fristen ist das endgültig weg, und kein Support holt es zurück.

Genau diese Lücke wollten wir nicht offenlassen. Der Umstieg war von Anfang an als zweierlei geplant: der Komfort der Cloud und eine eigene Sicherung dahinter.

Umgezogen, ohne den Faden zu verlieren

E-Mails, Kalender und Dateien sind nach Microsoft 365 umgezogen, die Zusammenarbeit läuft heute über Teams und SharePoint statt über das alte Laufwerk. Damit unterwegs nicht jeder auf alles zugreift, haben wir die Berechtigungen sauber neu geordnet, statt sie einfach mitzunehmen.

Hinter die Microsoft-365-Umgebung haben wir eine eigene Sicherung gesetzt. Postfächer und Dateien werden regelmäßig auf eigene Server in Deutschland kopiert. Geht in der Cloud etwas verloren, holen wir es von dort zurück, unabhängig von Microsoft.

Was sich geändert hat

Das Büro arbeitet heute von überall, als säßen alle am selben Ort. Wichtiger noch ist das, was unsichtbar bleibt: Ein Fehlgriff in der Cloud ist kein Drama mehr, weil dahinter eine Kopie liegt, die dem Büro gehört und in Deutschland steht.

So fasst es die Geschäftsführung zusammen:

„Wir wollten mobiler werden und haben nebenbei gelernt, dass unsere Daten in der Cloud gar nicht gesichert waren. Dass das jetzt jemand für uns übernimmt, war den Umstieg allein schon wert."

Wenn Ihre Daten in der Cloud liegen, aber nirgends gesichert sind

Microsoft 365 und vergleichbare Dienste sind bequem und zuverlässig, aber sie ersetzen keine Datensicherung. Die wenigsten merken das, bevor zum ersten Mal etwas fehlt.

Wenn Sie nicht genau wissen, was mit Ihren Cloud-Daten im Ernstfall passiert, klären wir das in einem ersten Gespräch.