Verwaltungssoftware mit Outlook- und Portal-Anbindung

Ein Maklerbüro in Nürtingen, zwölf Leute, gut im Geschäft. Die Software war über die Jahre zusammengewachsen: ein Standard-CRM, das nie ganz passte, daneben Outlook für die Korrespondenz, dazu die Portale ImmoScout und Immowelt. Jedes neue Objekt, jeder neue Interessent wurde an mehreren Stellen eingetippt.

Niemand empfand das als Problem, es war eben so. Bis auffiel, wie viel Zeit in das Hin- und Herübertragen floss und wie oft eine Anfrage zwischen den Systemen liegen blieb. Nicht die Leute waren zu langsam, die Werkzeuge passten nicht zur Arbeit.

Zuschauen, bevor wir bauen

Wir haben keinen fertigen Baukasten ausgepackt. Bevor eine Zeile Code entstand, haben wir zugesehen, wie im Büro tatsächlich gearbeitet wird: wo Daten herkommen, wo sie hinmüssen, an welcher Stelle es jeden Tag hakt. Eine Software, die sich an die Arbeitsweise anpasst, muss diese Arbeitsweise erst einmal kennen.

Eine Eingabe statt drei

Daraus wurde ein CRM, das dort sitzt, wo schon gearbeitet wird. Ein Outlook-Plugin ordnet E-Mails direkt dem richtigen Vorgang zu, statt die Leute in ein zweites Programm zu zwingen. Schnittstellen zu ImmoScout und Immowelt sorgen dafür, dass ein Objekt einmal erfasst und automatisch dorthin gespielt wird, wo es hingehört. Was vorher dreimal getippt wurde, wird jetzt einmal gepflegt.

Was sich geändert hat

Der Gewinn ist unspektakulär und gerade deshalb wertvoll: Die Software fällt nicht mehr auf. Niemand kämpft mehr gegen sie an, keine Anfrage versickert zwischen zwei Werkzeugen, und jeder im Büro sieht denselben Stand. Die Zeit, die früher ins Übertragen ging, steht jetzt für das zur Verfügung, womit das Büro sein Geld verdient.

So fasst es der Inhaber zusammen:

„Wir haben jahrelang gedacht, das gehört eben dazu. Heute fragen wir uns, wie wir es vorher gemacht haben. Die Software macht endlich, was wir tun, und nicht umgekehrt."

Wenn Sie Ihre Software ständig umgehen

Viele Betriebe haben sich an Werkzeuge gewöhnt, die nicht zu ihnen passen, und bauen still ihre Umwege darum herum. Diese Umwege kosten jeden Tag Zeit, tauchen aber auf keiner Rechnung als Posten auf.

Wenn Ihnen das vertraut vorkommt, lohnt sich ein erstes Gespräch, in dem es zuerst um Ihre Abläufe geht und erst danach um Technik.