Was kostet eine eigene Software?

Einen Pauschalpreis für eigene Software gibt es nicht, weil keine zwei Anwendungen dasselbe leisten. Der Preis ergibt sich aus dem, was die Software tun soll, mit wie vielen anderen Systemen sie spricht und wie sie später betrieben wird.

Was den Preis treibt

Der Umfang ist dabei der mit Abstand größte Hebel, und zwar in beide Richtungen. Die teuerste Software ist die, die alles können soll. Wer den Mut hat, mit dem Kern zu starten, also den zwei, drei Abläufen, die den echten Engpass bilden, bekommt früher ein nutzbares Ergebnis und entscheidet über jeden Ausbau erst, wenn die Praxis gezeigt hat, was wirklich fehlt. Vieles, was im ersten Workshop unverzichtbar schien, wird nie vermisst.

Die Größenordnungen ehrlich benannt

Seriös lässt sich sagen: Eine kleine, fokussierte Anwendung, etwa ein Portal oder ein Werkzeug für einen einzelnen Ablauf, bewegt sich im unteren fünfstelligen Bereich. Eine Lösung, die mehrere Abläufe trägt und mit Bestandssystemen verbunden ist, liegt darüber. Wer Ihnen ohne Blick auf die Abläufe eine genaue Zahl nennt, rät, und wer deutlich unter allen anderen liegt, hat meist etwas nicht verstanden oder nicht eingerechnet. Belastbar wird eine Zahl erst nach dem Gespräch über das, was die Software wirklich leisten muss.

Gegen welche Kosten man rechnet

Eine eigene Software kostet vor allem einmal in der Entwicklung, danach aber auch laufend für Wartung, Hosting und Weiterentwicklung. Sie ist also nicht einmal bezahlt und für immer fertig. Eine Standardlösung kostet dauerhaft, meist pro Nutzer und Monat. Bei wenigen Köpfen ist die Lizenz günstiger. Mit wachsender Zahl an Arbeitsplätzen kehrt sich das oft um, denn die Lizenz wächst pro Kopf weiter, während die laufenden Kosten der eigenen Software unabhängiger von der Nutzerzahl bleiben. Sinnvoll vergleicht man deshalb die Gesamtkosten über die Jahre, das TCO (Total Cost of Ownership), bei dem sich der Break-even je nach Fall früher oder später verschiebt. Dazu kommt der weiche Posten: Zeit, die heute durch Umwege und Doppelerfassung verloren geht.

Ob die eigene Entwicklung überhaupt der richtige Weg ist oder eine Standardlösung mit kleiner Erweiterung reicht, ist die vorgelagerte Frage; die Abwägung dazu steht unter Standardsoftware oder Individualsoftware.

Die laufenden Kosten nach dem Start

Wer nur den Entwicklungspreis vergleicht, übersieht die zweite Hälfte der Rechnung. Nach dem Start fallen an: Hosting und Betrieb, Pflege bei Updates der umgebenden Systeme, kleine Anpassungen, wenn sich Abläufe ändern, und gelegentlich ein größerer Ausbau. Als Faustregel gilt ein jährlicher Pflegeaufwand von einem überschaubaren Bruchteil der Entwicklungskosten; er ist der Preis dafür, dass die Software aktuell, sicher und passend bleibt. Verschwiegen wird dieser Posten gern, einplanen sollte man ihn immer. Dafür entfällt, was bei Lizenzsoftware ewig weiterläuft: die Gebühr pro Kopf und Monat, auch in Jahren, in denen sich nichts ändert.

Woran Softwareprojekte teurer werden als geplant

Gegen alle vier hilft dasselbe Mittel: vor der Entwicklung sauber klären, was gebraucht wird, und ehrlich kalkulieren statt optimistisch. Ein Anbieter, der billig startet und teuer endet, ist am Ende der teuerste.

Wie wir kalkulieren

Wir nennen vor dem ersten Handgriff eine Größenordnung, kein Wunschdenken. Dafür schauen wir, was die Software wirklich leisten muss, und trennen das Nötige vom Netten. Den späteren Betrieb rechnen wir mit ein, statt ihn zu verschweigen. Eine erste Einordnung liefert der Kostenrechner, die laufende Betreuung danach ist ein eigener Posten, den wir unter Was kostet IT-Betreuung? erklären.