E-Rechnung: was die Pflicht für Ihre Software bedeutet
Ab 2027 müssen die meisten Unternehmen Rechnungen als strukturierte Daten ausstellen. Ein PDF reicht dann nicht mehr. Was Ihre Systeme können müssen und wo es hakt.
Seit 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 kommt die Pflicht hinzu, sie auch auszustellen, zunächst für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle, jeweils im Geschäft mit anderen Unternehmen. Eine E-Rechnung ist dabei ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland üblicherweise als XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF per Mail ist keine E-Rechnung, auch kein ordentlich gestaltetes.
Was sich konkret ändert
Wo es in der Praxis hakt
Die Buchhaltungssoftware kann es meistens. Das Problem sitzt eine Stufe davor: in dem System, aus dem die Rechnung tatsächlich entsteht. Bei vielen Betrieben ist das die Projektverwaltung, die Werkstattsoftware, eine über Jahre gewachsene Eigenentwicklung oder eine Word-Vorlage, in die jemand die Positionen aus dem Angebot überträgt. Diese Systeme erzeugen ein PDF, und das reicht ab 2027 nicht mehr.
Auf der Eingangsseite ist es eine andere Falle: Die Rechnung kommt als ZUGFeRD-PDF per Mail, jemand druckt sie aus oder legt sie als PDF ab, und das eingebettete XML geht verloren. Formal fehlt dann das Original. Dazu kommen die Pflichtfelder der Norm. Eine Rechnung mit der Position „Pauschal lt. Angebot" und einem Gesamtbetrag passt nicht in das Schema; die Positionen müssen strukturiert mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz vorliegen. Wer bisher mit Freitext gearbeitet hat, muss die Daten erst einmal haben.
Drei Wege für Ihre Systeme
Standardsoftware aktualisieren
Der Hersteller liefert die Funktion nach. Zu prüfen ist, ob Ihre Version und Lizenzstufe sie enthält und ob das Ergebnis die Prüfung gegen die Norm besteht.
Eine Schnittstelle bauen
Das führende System liefert die Daten, ein Baustein erzeugt daraus die E-Rechnung, prüft sie und übergibt sie an Buchhaltung oder DATEV. Das vorhandene System bleibt, der Medienbruch verschwindet.
Eigene Software erweitern
Bei Eigenentwicklungen wird das E-Rechnungs-Modul direkt eingebaut: Erzeugung, Validierung, Versand und Archivierung aus einer Hand.
Der zweite Weg ist der häufigste und oft der klügste. Die Pflicht zwingt dazu, Rechnungsdaten strukturiert vorzuhalten, und genau diese Struktur macht hinterher auch das Mahnwesen, den Zahlungsabgleich und die Übergabe an den Steuerberater automatisierbar. Wer das als Gelegenheit nimmt, löst nebenbei einige der Datensilos, die seit Jahren Handarbeit verursachen. Wer eine alte Eigenentwicklung ohnehin ablösen wollte, findet unter Alte Software ablösen, wie man das geordnet angeht.
Was Sie jetzt prüfen sollten
Wie wir helfen
Wir bauen die E-Rechnung in bestehende Systeme ein oder verbinden Angebots-, Projekt- und ERP-Systeme mit der Buchhaltung, damit die Rechnung dort entsteht, wo die Daten sind, und ohne dass jemand sie noch einmal abtippt. Wie solche Verbindungen funktionieren, steht unter Was ist eine API?, der Überblick über die Leistung unter Schnittstellen & APIs. Für steuerliche Fragen, etwa zu Aufbewahrungsfristen und Sonderfällen, gehört Ihr Steuerberater mit an den Tisch.
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