Microsoft-Alternative: was für den Mittelstand realistisch ist

Die Frage kommt inzwischen regelmäßig, meist nach einer Schlagzeile: Sollten wir weg von Microsoft? Schleswig-Holstein stellt seine Landesverwaltung auf Open Source um, der Bund lässt mit openDesk einen eigenen Verwaltungsarbeitsplatz bauen, und Umfragen zeigen, dass die große Mehrheit deutscher Unternehmen die Abhängigkeit von US-Anbietern für zu hoch hält, sie aber trotzdem weiter nutzt. Die ehrliche Antwort auf die Frage hat zwei Teile: Der komplette Umstieg ist für die meisten mittelständischen Betriebe nicht realistisch. Die Abhängigkeit ungesteuert hinzunehmen ist es auch nicht.

Warum das Thema gerade groß ist

Hinter der Debatte steht Datensouveränität: die Frage, wer am Ende über Ihre Daten bestimmt. Bei einem US-Anbieter greifen US-Gesetze, unabhängig davon, in welchem Rechenzentrum die Daten liegen. Was das konkret für Microsoft 365 bedeutet und was die EU-Datengrenze leistet, steht unter Microsoft 365 und Datensouveränität. Dazu kommt das wirtschaftliche Argument: Preiserhöhungen, die man hinnimmt, weil der Wechsel undenkbar scheint.

Die öffentliche Hand hat darauf reagiert. openDesk ist ein Arbeitsplatz aus Open-Source-Bausteinen, zusammengesetzt aus Nextcloud für Dateien, Collabora für Office-Dokumente, OpenProject für Projekte, XWiki als Wissensablage, Element für Chat und Jitsi für Videokonferenzen. Nextcloud für sich genommen ist die bekannteste Plattform dieser Art: Dateiablage, Freigaben, Kalender, Chat, Video und Office-Bearbeitung, auf eigenen Servern betreibbar, inzwischen mit einem selbst gehosteten KI-Assistenten.

Was ein kompletter Umstieg wirklich bedeutet

Dass selbst gut ausgestattete Verwaltungen an Grenzen stoßen, zeigt die Stadt Zürich, die 2026 nach einer Prüfung festgestellt hat, dass die Open-Source-Alternative noch nicht alle Anforderungen erfüllt. Für einen Betrieb mit fünfzig Mitarbeitern und einer IT, die nebenbei läuft, ist ein Komplettumstieg deshalb selten die richtige Entscheidung. Nicht, weil die Werkzeuge schlecht wären, sondern weil der Preis in Zeit, Reibung und Risiko den Gewinn an Unabhängigkeit meist übersteigt.

Wo es sich trotzdem lohnt

Die Frage ist nicht „alles oder nichts". Es gibt Bereiche, in denen eigene Systeme in Deutschland auch ohne Komplettumstieg den Unterschied machen:

Das ist die Art von Unabhängigkeit, die sich für einen Mittelständler rechnet: nicht die Abschaffung von Office, sondern die Entscheidung, welche Daten und Dienste auf welcher Grundlage laufen. Was ein deutscher Serverstandort dabei leistet und was nicht, steht unter Serverstandort Deutschland.

Der Mittelweg, den wir empfehlen

Microsoft 365 bleibt für Office, Mail und Teams, weil es dort am besten funktioniert und Ihre Leute damit umgehen können. Alles, was nicht in eine US-Cloud gehört, liegt auf eigenen Servern in Deutschland: sensible Fachdaten, Archive, Backups, eigene Anwendungen. Dazu kommt ein unabhängiges Backup der Microsoft-Daten, damit ein Ausfall oder ein gesperrtes Konto nicht den Zugriff auf Jahre an Arbeit kostet. Und die Abhängigkeit wird bewusst gesteuert statt ignoriert: Welche Daten liegen wo, was passiert bei einer Preiserhöhung, was bei einem Anbieterwechsel.

Der letzte Punkt ist leichter geworden. Der Data Act verpflichtet Cloud-Anbieter, den Wechsel zu einem anderen Dienst zu ermöglichen, mit Datenexport in gängigen Formaten und ab 2027 ganz ohne Wechselgebühren. Wer seine Daten kennt und ein Backup außerhalb des Anbieters hat, ist damit nicht gefangen, sondern Kunde mit Optionen. Auch bei der Frage, ob der Mailserver im Haus oder in der Cloud stehen soll, geht es um dieselbe Abwägung; sie steht unter Eigener Mailserver oder Microsoft 365.

Wie wir das angehen

Wir betreiben Microsoft 365 für viele Unternehmen und öffentliche Auftraggeber und haben keinen Grund, es schlechtzureden. Wir betreiben aber auch eigene Server in Deutschland, seit 2010, mit Backup, Hosting und Telefonie darauf. Deshalb können wir den hybriden Weg nicht nur empfehlen, sondern umsetzen: Microsoft dort, wo es passt, eigene Systeme dort, wo Daten im Land bleiben sollen, und ein Backup, das beides absichert. Wie das Hosting bei uns aussieht, steht unter Cloud-Hosting Deutschland; wie wir Microsoft 365 betreiben, unter Microsoft 365 / Cloud-Arbeitsplatz.