Microsoft 365 wird teurer: welche Lizenz jetzt passt

Zum 1. Juli 2026 hat Microsoft die Preise für Microsoft 365 angehoben. Betroffen sind Neuabschlüsse und Verlängerungen; laufende Verträge bleiben bis zum Ende ihrer Laufzeit unverändert. Für die meisten Betriebe kommt die Erhöhung also nicht sofort an, sondern mit der nächsten Jahresrechnung. Genau dann lohnt es sich, nicht einfach zu verlängern, sondern einmal hinzusehen, denn die Preisrunde hat das Verhältnis der Pläne zueinander verschoben.

Was sich geändert hat

Microsoft begründet den Schritt mit dem größeren Funktionsumfang, vor allem bei KI, Sicherheit und Geräteverwaltung. Ob man die neuen Funktionen nutzt oder nicht, spielt für den Preis keine Rolle. Umso wichtiger ist, dass man sie kennt, denn ein Teil davon ersetzt Werkzeuge, die manche Betriebe heute separat bezahlen. Welche Pläne es überhaupt gibt und was sie unterscheidet, steht unter Microsoft 365 für Unternehmen.

Der Abstand zwischen Standard und Premium ist geschrumpft

Vor der Preisrunde war Business Premium für viele kleinere Betriebe der Plan, den man „eigentlich nicht braucht". Das sieht jetzt anders aus. Standard wurde teurer, Premium nicht, und der Aufpreis für Premium ist damit kleiner geworden. Dafür bringt Premium mit, was Standard fehlt:

Das sind keine Nebensächlichkeiten. Es sind genau die Punkte, die eine Cyber-Versicherung im Antrag abfragt und die in Fragebögen großer Kunden stehen: Geräteverwaltung, Endpunktschutz, mehr als ein Passwort beim Login. Wer heute Business Standard nutzt und daneben einen separaten Virenschutz, ein eigenes Geräte-Management und vielleicht noch ein Werkzeug für die Anmeldesteuerung bezahlt, fährt mit Premium oft gleich gut oder besser, und zwar günstiger, weil drei Rechnungen zu einer werden.

Nicht jeder Arbeitsplatz braucht Premium

Die Gegenrichtung gilt genauso. Ein Betrieb muss nicht jeden Nutzer auf den größten Plan heben. Wer in der Produktion nur gelegentlich Mails liest, wer in Teilzeit an einem geteilten Rechner arbeitet oder wer ausschließlich ein Postfach braucht, ist mit Basic oder einer reinen Exchange-Lizenz richtig versorgt. Der Fehler liegt selten darin, dass ein Plan zu groß oder zu klein ist, sondern darin, dass alle denselben bekommen, weil es beim Einrichten am einfachsten war.

Sinnvoll ist die Einteilung nach Rolle: Wer arbeitet am eigenen Gerät mit sensiblen Daten und braucht den vollen Schutz? Wer braucht Office-Programme auf dem Rechner, wer kommt mit den Web-Versionen aus? Wer braucht nur E-Mail? Aus drei oder vier solchen Gruppen ergibt sich eine Mischung, die zum Betrieb passt, statt einer Zahl, die mit jeder Preisrunde wächst.

Fehler, die bei der Verlängerung Geld kosten

Der letzte Punkt verdient einen zweiten Blick. Mit Copilot Chat ist in jedem Plan ein KI-Assistent enthalten, der auf öffentliche Modelle zugreift, aber nicht in Ihre Dokumente und Postfächer hineinsieht. Der kostenpflichtige Microsoft 365 Copilot kommt obendrauf und lohnt sich nur bei Leuten, die ihn täglich nutzen. Wann das der Fall ist, steht unter Microsoft Copilot im Unternehmen.

So gehen Sie vor

Die Erhöhung ist nicht die erste und wird nicht die letzte sein. Wer Lizenzen einmal im Jahr mit derselben Nüchternheit prüft wie andere Fixkosten, nimmt der nächsten Preisrunde den Schrecken. Das ist im Kern dieselbe Haltung, die unter FinOps für die ganze Cloud beschrieben ist: Kosten nicht hinnehmen, sondern verstehen.

Wie wir Lizenzen prüfen

Wir betreuen Microsoft 365 für Unternehmen und öffentliche Auftraggeber seit Jahren und verwalten dabei die Lizenzen gleich mit. Bei der Verlängerung sehen wir uns an, wer was nutzt, stellen Pläne um, wo es passt, und schalten die Sicherheitsfunktionen ein, die ohnehin bezahlt sind. Wie der betreute Arbeitsplatz aussieht, steht unter Microsoft 365 / Cloud-Arbeitsplatz. Wer zunächst nur wissen will, wo in der Cloud-Rechnung Luft ist, findet den unabhängigen Blick unter Cloud-Kosten senken.